Leder du efter det perfekte kontor? Her er 5 vigtige overvejelser før lejekontrakten underskrives

Fordi vi tilbringer mange timer på kontoret, er det kun fornuftigt at virksomheder i alle størrelser, lægger vægt på valget af arbejdsområde. Når du/I er på udkig efter kontorlokaler, vil jeres næste lokaler påvirke virksomhedens arbejdsmiljø – og i nogle tilfælde mærkeværdi. Endvidere kan de rette lokaler stimulere virksomhedens produktivitet samt øge arbejdsglæden som kollektiv effekt.

Leder du efter det perfekte kontor Her er 5 vigtige overvejelser foer lejekontrakten underskrives Lokalebasen

Er du på udkig efter erhvervsejendomme i Odense eller en hvilken som helst anden by i Danmark, skal du kende jeres behov og ønsker. Disse afviger ofte fra virksomhed til virksomhed – fra krav om naturligt dagslys til ergonomiske møbler. Alligevel er de rette lokaler afhængig af mange faktorer. Det vil i søgningen være særlig fordelagtigt at sparre med dine kollegaer eller holdkammerater om de rette behov og ønsker. I denne betragtning, kan ejendomsbranchen både medføre den perfekte kontorløsning eller en udfordring i søgen herefter.

Her er 5 vigtige overvejelser før lejekontrakten underskrives.

Beliggenhed

Beliggenhed er en afgørende faktor. Særligt kan transporttid betyde meget for at spare tid i hverdagen. Virksomheder kan overveje kontorer i nærheden af ​​medarbejdernes hjem samt mulighederne for offentlig transport. Tilhørende ​​parkeringsmuligheder er også en vigtig faktor, da størstedelen benytter bil og cykel som transportmiddel. Altså er transporttid og parkeringsmuligheder særligt at fremhæve med inddragelse af medarbejdere. Placeringens sikkerhed og signalværdi kan også være væsentlig. Er der krav til repræsentativitet, skal behov og ønsker også medtages i ligningen.

Størrelse

Uanset om det er første kontor eller I mangler plads til at udvide den nuværende kapacitet – såvel reducere faste omkostninger – er lokalernes størrelse med til at påvirke arbejdsmiljøet. Praksis viser, at virksomheder som tommelfingerregel benytter ca. 25 kvm. brutto pr. medarbejder. Således kan I på forhånd estimere antal skriveborde, antal rum, præferencer om åbne/lukkede-kontorlokaler samt andre faciliteter. Det er derfor ikke kun kvadratmeterne du skal være opmærksom på. For eksempel bidrager et højt loft især til kreativt arbejde. Af andre faciliteter kan mødelokaler, køkken/kantine, elevator, alarmsystem mm. også fremhæves.

Indretningsmuligheder

Ofte kan specifikke funktioner på kontoret være mere kritiske for nogle virksomheder end for andre. I dag er der dog meget få virksomheder, der ikke kan fungere uden en stabil og hurtig internetforbindelse, telekommunikationstjenester osv. Stadig betyder en førsteklasses kontorinfrastruktur heller ikke kun internet- eller telefonlinjer.

Indretningsmulighederne har meget at sige om kontorlokalet er det rette. Diverse indretningsforslag og illustrationer kan være med til at visualisere indretningsmulighederne.

Det kan anbefales at udpege en række potentielle kontorlokaler, hvorefter søgefasen kan fortsættes offline. Hvis muligt kan det opfordres til, at gå eller køre en tur i nærområdet – for at få overblik af omgivelsernes udbud og muligheder.

Arbejdsmiljø

Kan I forestille hvorledes arbejdsmiljøet ændres ved at flytte til nye lokaler? Selvom arbejdsfordelingen er uændret, har den fysiske indretning påvirkning på arbejdsmiljøet. En stigende trend er coworking og kontorfællesskaber, hvor små- og mellemstore virksomheder tilpasser sig det på forhånd etableret arbejdsmiljø – som påvirkes af indretning, faciliteter medlejere mm. I så fald kan arbejdsmiljøet have lige så positive som negativ indvirkning på produktivitet og trivsel. Normalt kan der være særgligt gode muligheder for at udvide virksomhedens- og medarbejdernes netværk.

Pris

Sidst men ikke mindst, er spørgsmålet om pris. Den væsentligste faktor, når der ledes efter nye kontolokaler, er udgifterne. Prisen skal være konkurrencedygtig og ingen økonomisk byrde. De rette lokaler skal derfor lejes til den rette pris af den rette virksomhed. 

I dag udbydes adskillige fleksible løsninger også. Eksempelvis kan der vælges prøveperioder, betales pr. måned eller pr. dag. Den væsentlige faktor ses dog at være gennemsigtighed – så virksomheden kender fremtidige omkostninger.

Før lejekontrakten underskrives kan det være til fordel at tage kontakt til en række erhvervsmæglere. Sparring om lejemålets mulighed og hvad det er særligt velegnet til samt hjælp til at fastlægge virksomhedens behov og ønsker. Disse kan således defineres på forhånd som en checkliste, så relevante spørgsmål besvares inden lejekontrakten underskrives.

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *