Når du skriver en pressemeddelelse, er det vigtigt at være opmærksom på en lang række ting. Ofte vil din pressemeddelelse ikke fange opmærksomheden hos medierne, hvis den ikke lever op til flere kriterier, og det er derfor dit job at sørge for, at den gør det.
Her får du en guide til, hvordan du skriver en velformuleret og præcis pressemeddelelse, der har gode chancer for at blive viderebragt af medierne.
Hav det rette indhold til din pressemeddelelse
Inden du overhovedet går i gang, er det en god idé at sikre dig, at det du vil fortælle, faktisk kan passe til en pressemeddelelse. Det betyder, at modtageren skal se det som interessant.
Når journalisten eller redaktøren modtager din pressemeddelelse, skal de hurtigt kunne se, hvordan den kan blive til en god artikel, og her er det godt at have styr på de fem nyhedskriterier. Det er disse, journalister arbejder efter, og din pressemeddelelse skal kunne leve op til flere af disse kriterier, hvis den skal have gode chancer for at blive viderebragt som en historie i medierne.
De fem nyhedskriterier er: aktualitet, væsentlighed, identificering, sensation og konflikt. Hvis en historie lever op til alle fem, betyder det, at den omhandler noget, der sker her og nu, som er relevant for offentligheden eller lokalområdet, og som læseren kan relatere til. Pressemeddelelsen bringer desuden noget nyt og banebrydende og giver mulighed for debat.
Din pressemeddelelse vil som oftest ikke kunne leve op til alle fem kriterier, men sørg for, at den som minimum passer til et par stykker. Det betyder, at du er på rette vej med dit indhold.
Kom godt i gang med opbygningen
Det er langt fra ligegyldigt, hvordan du strukturerer din pressemeddelelse, da der ikke er nogen garanti for, at modtageren læser det hele igennem. Derfor er det en god idé at opbygge din pressemeddelelse lidt ligesom, man ville opbygge en nyhedsartikel; nemlig ved at samle de vigtigste informationer og pointer i starten, og derefter dykke længere ned i uddybelser.
Nyhedstrekanten
Hvis du ikke allerede har gjort det, er det en god idé at stifte kendskab med den omvendte nyhedstrekant, inden du skriver din pressemeddelelse. Den illustrerer, hvordan journalister opbygger deres historier, så de har de bedste chancer for rent faktisk at blive læst. Dette opnås ved at lægge ud med at redegøre for historiens konklusion. Herefter kan journalisten gå mere i detaljer med citater, dokumentation og baggrundsviden.
Nyhedstrekanten virker godt i nyhedsbranchen, da der både er begrænset plads og tid til at formidle historierne, og det gælder om at fange læsernes opmærksomhed og interesse hurtigt. Ved at lægge ud med det, der er mest spændende, har man bedre chancer for at vække en interesse hos læseren, hvilket vil gøre dem villige til at dykke længere ned i historien.
En anden fordel ved at bruge nyhedstrekanten er, at den gør det nemmere at forkorte artiklen, hvis der ikke er nok plads. Da det mindst relevante information først kommer til sidst, vil det kunne skæres fra uden, at artiklen mister sin mening.
Tag udgangspunkt i den omvendte nyhedstrekant, når du skriver din pressemeddelelse. Dette kommer du godt i gang med ved at tage udgangspunkt i de forskellige elementer, der skal indgå i din pressemeddelelse.
Hvad skal pressemeddelelsen indeholde?
Der er flere elementer, din pressemeddelelse helst skal indeholde for at være så godt opbygget som muligt. Vær opmærksom på de følgende elementer:
- E-mailens emnefelt: Her skal journalistens nysgerrighed vækkes, så han eller hun har lyst til at åbne din e-mail. Vær skarp på pointen og sørg for, at det ikke kan misforstås.
- Afsender: Journalisten skal hurtigt kunne se, hvem du er. Sørg for at afsender eller et genkendeligt logo er placeret tydeligt i toppen af pressemeddelelsen.
- Billede: Dette er ikke absolut nødvendigt, men det kan øge værdien af din pressemeddelelse. Det skal dog være et professionelt fotografi i høj opløsning.
- Rubrik/Overskrift: Din overskrift skal gerne kunne formidle hele din nyhed i en kort version. Sørg for at være tydelig og skarp på budskabet.
- Underrubrik: Her skal du stadig være kortfattet, men lidt mere uddybende end i overskriften. Sørg for at komme omkring hele historien på to til tre linjer. Prøv at svare på de syv hv-spørgsmål: Hvem, hvad, hvor, hvornår, hvordan, hvad så og hvorfor.
- Introduktion: Dette er det første afsnit af brødteksten, og her kan du starte din fortælling af historien. Beskriv nyheden fra begyndelsen, og brug gerne inddragende formuleringer, stil interessante spørgsmål eller et stærkt faktum. Sørg dog for at sproget stadig holder sig til en professionel tone.
- Dokumentation af nyheden: Her kommer du ind på konkrete beviser og fakta. Det kunne være i form af citater, statistik, analyser eller undersøgelser.
- Mellemrubrikker: Disse er ikke nødvendige, men kan gøre pressemeddelelsen mere overskuelig.
- Baggrundsviden: Igen er dette ikke absolut nødvendigt, men ved at inkludere et separat afsnit om din virksomhed eller organisation, kan det spare journalisten tid på research.
- Kontaktoplysninger: Giv journalisten mulighed for at tage kontakt til de relevante personer for at få mere information.
Gør det så nemt for journalisten som muligt
Journalister har for det meste meget travlt, og din pressemeddelelse kan hurtigt blive sorteret fra, hvis den lader til at kræve for meget arbejde. At have den rette opbygning og struktur er et stort skridt i den rette retning, men der er flere ting, du kan gøre for at give din pressemeddelelse de bedste chancer for at blive bragt i medierne. Disse ting kan alle samles under ét tip: Gør arbejdet for journalisten.
Med et godt layout, der inkluderer alle de vigtige detaljer og informationer, er det allerede noget nemmere for journalisten at se, hvordan din pressemeddelelse nemt kan blive til en god artikel. Men selvom det er vigtigt at have alle detaljerne med, bør du dog sørge for, at pressemeddelelsen ikke bliver for lang. Hold den nede på én A4-side, hvor du fokuserer på de vigtigste pointer i historien.
Sørg desuden for at korrekturlæse din pressemeddelelse. Få gerne en anden til at læse den igennem, så den er fri for fejl og indviklede sætninger.
Sidst skal du sørge for, at det er nemt for journalisten at komme til at læse og kopiere din pressemeddelelse. Send den som et Word-dokument eller sæt den direkte ind i mailen til journalisten.
