En velskrevet og appetitvækkende pressemeddelelse er altafgørende for om du formår at komme ud til den brede befolkning, med din historie eller dit budskab. For at pressen skal opsnappe historien, så skal pressemeddelelsen vække interesse, samtidig skal journalisten kunne se nyhedsværdien i historien, du præsenterer. Det kan lyde simpelt, men faktisk så er det at skrive en vellykket pressemeddelelse, lidt af et kunststykke.
Her kan du finde gode råd til, hvordan du kan tænke layout og opbygning af en pressemeddelelse, for at gøre den mere interessant for en journalist.
De journalistiske nyhedskriterier
For at vække interesse hos journalisterne, så skal du prøve at tænke som en journalist. når du skriver en pressemeddelelse. Det kan derfor være en god ide, at du tænker på de journalistiske nyhedskriterier med hensyn til, hvad der kan blive en god historie. For at journalisten skal gå videre med din historie, så kræves det, at de kan se nyhedsværdien i den. Tænk derfor over om din historie, eller dit budskab, rammer følgende 5 nyhedskriterier. Det første er aktualitet, hvordan er din historie aktuel for de mennesker som læser den. Aktualiteten hænger sammen med væsentligheden, historien skal nemlig være væsentlig for offentligheden. Det kan også være du har en usædvanlig historie, som kan skabe sensationsfølelse, dette er helt klart noget medierne kan lide. Der skal også være identifikation, altså skal offentligheden kunne identificere sig med historien. Til sidst så er der konflikt, en historie med et element af konflikt, skaber opmærksomhed.
Prøv at få så mange af disse kriterier i spil, når du udformer pressemeddelelsen. Prøv altid at vinkle historien sådan, at den bliver interessant for det pågældende medie. Af den grund er det også en god ide at lave research på hvilke historier de pågældende medier, typisk skriver om, og om mediet kan være relevant for din historie.
Brug nyhedstrekanten
En velskrevet pressemeddelelse bliver typisk bygget op, som en traditionel nyhedsartikel. Det betyder, at den skal have en formmæssig opbygning, som minder om den omvendte nyhedstrekant. Dette er en typisk journalistisk tilgang til historiefortælling, hvor journalisten starter med historiens konklusion, og efterfølgende kommer ind på flere detaljer i historien. Grunden til at man formidler historier på denne måde, inden for journalistikken, er at man har begrænset tid og plads, samtidig med at de forskellige medier kæmper om læserne. Specielt i dag, hvor meget af nyhederne ligger online. Journalisterne går derfor lige til det vigtigste, for at få læserens opmærksomhed. Når læseren forhåbentlig er fanget ind af spændingen, så kan man gå i dybden med detaljerne.
Dette er et godt udgangspunkt at have, når du skriver en pressemeddelelse. Sørg for at få det mest spændende, samt konklusionen, på historien med helt fra starten. Vær opmærksom på, at de fleste journalister har indbakken proppet med pressemeddelelser, hver eneste dag. Du kan derfor regne med at din pressemeddelelse bliver hurtig skimmet. Det er derfor utrolig vigtigt, at du formår at fange opmærksomheden allerede i de første linjer.
Opbygning og layout af pressemeddelelsen
De fleste pressemeddelelser bliver sendt via e-mail, og det er derfor vigtigt, at du husker på, at du skal skrive en fængende overskrift allerede i emnefeltet. Emnefeltet er nemlig det første journalisten ser, og du ønsker selvfølgelig, at din besked bliver åbnet, og læst. Det holder altså ikke kun at skrive pressemeddelelse i emnefeltet. Sørg også for at tydeliggøre, hvem afsenderen af e-mailen er, enten ved at skrive afsender øverst oppe på siden, eller ved at bruge et velkendt logo.
Selve pressemeddelelsen skal helst kunne være på en side, og skal være så kort og præcis som overhovedet mulig. Du starter ud med en overskrift, eller rubrik, som afspejler det aktuelle, og selvfølgelig, spændende ved historien. En fængende overskrift, kan være det som gør at pressemeddelelsen faktisk bliver læst, og forhåbentlig bragt, i det pågældende medie. Hvis du har en god overskrift, så vil det også være nemmere for dig selv at skrive pressemeddelelsen. Det er en god øvelse at du forestiller dig, at du har en sætning til at formidle dit budskab, og skriver overskriften ud fra dette benspænd. Prøv at undgå klicheer, men fokuser gerne på at vække nysgerrighed hos læseren, f.eks. med kreativ brug af bogstavrim, ordspil eller lignende.
Uddybning og introduktion
Når du har en fængende overskrift på plads, så skal du bruge tiden på at skrive en uddybende underrubrik, som fungerer som en teaser for læseren. Her skal du summere historien op på 2-4 linjer. Det er vigtigt, at du i underrubrikken fanger læseren ind, med et overblik over hvad din historier omhandler. Det er her du præsenterer selve formålet med din pressemeddelelse.
Herefter kommer brødteksten, hvor du skal uddybe de oplysninger, du har kommet med. Start gerne brødteksten med en kort introduktion, noget der indrammer historien, f.eks. et citat eller et relevant spørgsmål. Husk hele tiden, at pressemeddelelsen skal være kort og skarp, så alt unødvendig skal skæres fra. Hvert ord skal være nøje overvejet, og have relevans, for at vinkle historien så skarpt som muligt.
Giv læseren konkrete oplysninger, husk på at du fortæller noget om hvem, hvad, hvor, hvornår og hvorfor. Det er en god ide at krydre pressemeddelelsen med citater fra relevante personer, eller virksomheder. Dette giver troværdighed til historien, og skaber øget interesse. Citater kan bruges til at understøtte en påstand, eller til at sige noget om virksomhedens holdning til den aktuelle nyhed, som de ønsker at formidle i pressemeddelelsen. Du kan selvfølgelig også drysse nogle statistikker, eller analyser over pressemeddelelsen, men kun hvis det er relevant. Prøv gerne at lave et lækkert design, hvis du skal have faktuelle oplysninger med, ved at lave en faktaboks, eller bringe det i punktform. Dette gør det nemmere for journalisten at få overblik over.
Afrunding og afslutning
Det at gøre læsningen af pressemeddelelsen så nem og overskuelig som mulig, er med til at øge chancen for, at den bliver læst. Den skal derfor sættes op på en måde, som gør at det er nemt at danne sig et overblik over historien. Som afrunding på pressemeddelelsen er det en god ide, at du laver en helt kort præsentation af virksomheden, som du repræsenterer, og som dermed er afsender på pressemeddelelsen. Dette kan spare journalisten for tidkrævende research, samtidig kan det vise relationen mellem virksomhed og budskabet i pressemeddelelsen.
Du skal selvfølgelig sørge for, at der er kontaktoplysninger med i pressemeddelelsen, sådan at journalisten kan kontakte dig som afsender, og kilderne som du citerer. Som afsender skal du regne med at blive kontaktet af journalisten, og derfor være forberedt på dette. Journalisten vil også oftest kontakte de citerede kilder, f.eks. for at bede om uddybende citater. For at sørge for at dette fungerer bedst muligt, så kan det være en god ide at du aftaler med kilderne hvornår de kan kontaktes, og orienterer om dette i pressemeddelelsen.
Det er en rigtig god ide, at du vedhæfter gode fotos til pressemeddelelsen. Billederne skal selvfølgelig have relevans for din historie eller budskab, og meget gerne være taget af en professionel fotograf. Billederne skal altid indsendes i en høj opløsning og som udgangspunkt i farver.
