Pressemeddelelsen er et effektivt redskab til at få informationer og nyheder ud omkring en virksomhed, forening eller organisation. Det kunne være en ny lancering, udvidelser, omstruktureringer med mere, som virksomheden eller organisationen gerne vil have delt gennem medierne.
Men der er ofte stor konkurrence om pladsen og tiden, når det kommer til at få en historie fortalt. Det er derfor vigtigt, at du bruger tid på at gøre din pressemeddelelse så god som overhovedet muligt, for at øge chancerne for, at den ikke bliver frasorteret. I denne artikel får du alt, du skal vide, for at skrive den bedste pressemeddelelse.
Fang opmærksomheden med en fængende og skarp overskrift
Det er vigtigt at være kortfattet og præcis i en pressemeddelelse. Modtageren skal hurtigt kunne forstå, hvad meddelelsen handler om, og du skal vise, hvordan den kan bruges som en relevant nyhed i medierne. Her er det godt at lægge ud med en skarp og velformuleret overskrift.
Overskriften på din pressemeddelelse kan bruges i emnefeltet i mailen, når du sender pressemeddelelsen til din modtager. Her er der mange, der begår den fejl, at de skriver, hvor pressemeddelelsen kommer fra, i stedet for, hvad den handler om. Så sørg for at fokusere på budskabet og historiens konklusion i emnefeltet.
Din overskrift skal helst kunne afkodes mere eller mindre med det samme. Du skal vinkle den og resten af pressemeddelelsen sådan, at man hurtigt forstår pointen og budskabet. Du kan ikke regne med, at journalisten vil bruge tid på at læse resten af din pressemeddelelse, hvis du ikke får fanget deres interesse på en hurtigt og effektiv måde. Journalisten skal overbevises om, at du har en god historie som han eller hun kan bruge til noget.
Læg ud med at gøre det klart for dig selv, hvad du helt præcist vil fortælle med din pressemeddelelse. Her kan det hjælpe at prøve at færdiggøre sætningen: “Jeg vil fortælle, at…” fremfor: “Jeg vil fortælle om…”. Det tvinger dig til at tænke i præcis formuleringer. Din historie skal kunne fortælles gennem den vinkel du bruger, og ikke gennem dit generelle emne. Du fortæller ikke noget om et emne, men nærmere, at der sker noget nyt inden for emnet.
Skriv pressemeddelelser som nyhedsartikler
Inden for journalisme benytter man sig af en specifik opbygning til artikler, der gør, at læsernes interesse bliver fanget, og de har lyst til at læse videre. Dette sker ved at lægge ud med de vigtigste pointer og konklusioner. Disse er ting, man i mange andre typer tekster ville vente med til slutningen af teksten, og det kan derfor godt virke lidt unaturligt at tænke i de baner.
Opbygningen af nyhedsartiklen bliver normalt illustreret som en omvendt trekant med den bredeste del øverst og spidsen nederst. Den viser altså, at al “spændingen” skal komme først, hvorefter man kan dykke ned i uddybende afsnit og baggrundsviden med citater, statistikker, analyser og lignende.
Udover at have styr på nyhedstrekanten er det også godt at være opmærksom på de fem nyhedskriterier, journalister bruger til at afgøre, om en historie er værd at fortælle. Disse er: aktualitet, væsentlighed, identificering, sensation og konflikt. Din pressemeddelelse vil ofte ikke kunne leve op til hvert eneste kriterie, men sørg for, at den som minimum passer til et par stykker. Det kan altså betyde, at den handler om noget, der sker nu og her, og at den er relevant for læserne. Eller det kan være den bringer ny og banebrydende information og lægger op til debat. Ved at tage udgangspunkt i kriterierne kan du teste, om du har en historie, som journalisterne vil finde relevant at dele eller ej.
Sørg for at være troværdig
Lad være med at oversælge din pressemeddelelse. En journalist eller redaktør vil ikke dele din historie, hvis de mistænker, at den er usand eller, at nogle dele er blevet overdrevet. Journalister skal levere nyheder til offentligheden, og deres troværdighed er derfor enormt vigtigt for deres job, så lad være med at smøre for tykt på, for så vil din pressemeddelelse med al sandsynlighed blive valgt fra.
Sørg for at gøre det rigtigt fra starten, for hvis du allerede har sendt en utroværdig pressemeddelelsen én gang, er der stor risiko for, at du vil blive husket og sorteret fra med det samme, hvis du sender en ny pressemeddelelse – selvom du denne gang har skrevet den rigtigt. Ofte vil journalisten eller redaktøren slet ikke gide bruge sin tid på at læse den.
Hav dine kilder på plads
Medierne vil gerne have, at det er nemt for dem at lave din pressemeddelelse om til en artikel, så hvis du sørger for at hjælpe dem på vej med gode kilder, er det en stor fordel.
Prøv at få citater med i din pressemeddelelse. Hvis modtageren vurderer, at kilden er troværdig, kan de muligvis selv bruge citatet i deres artikel. Herudover skal du sørge for at have korrekte kontaktinformationer på kilderne i pressemeddelelsen. Sørg for at inkludere både telefonnummer og mailadresse på kilderne, så journalisten kan komme i kontakt med dem for at stille uddybende spørgsmål om historien.
Det er desuden vigtigt, at du sørger for, at dine kilder er forberedte på, at de muligvis bliver kontaktet. I din pressemeddelelse kan du med fordel også skrive, hvornår kilderne kan træffes. Så er det bare vigtigt, at kilderne rent faktisk står til rådighed inden for dette tidsrum. Her er det vigtigt at koordinere det hele godt med kilderne og være opmærksom på, at der godt kan gå nogle timer efter, at pressemeddelelsen er sendt ud, før der bliver taget eventuel kontakt til kilderne.
Undgå fejl og indviklede formuleringer
Som tidligere nævnt, skal din pressemeddelelse være nem og hurtig at afkode for modtageren, og det betyder blandt andet også, at den skal være fri for fejl og snørklede sætninger. Sørg for at læse pressemeddelelsen grundigt i gennem for at fange grammatiske fejl og tastefejl og sørg desuden for, at der er korrekt tegnsætning.
For at sikre dig, at din opbygning og formulering er skarp og præcis, er det en god idé at få en anden til at læse din pressemeddelelse igennem, inden du sender den. Bed dem om at være kritiske og få dem eventuelt til at stoppe efter de første få linjer for at høre, om de allerede forstår, hvad historien handler om. Hvis de ikke gør det, betyder det, at du skal være skarpere med din vinkel fra starten.
