En pressemeddelelse er potentielt en indgang til at komme ud til den brede del af befolkningen, med din historie eller dit budskab. Men for at nå så langt, så kræver det, at en journalist opsnapper historien, og bringer den i det pågældende medie. Dette er nemmere sagt end gjort. Journalister er et travlt folkefærd, og det er derfor begrænset, hvor meget tid de afsætter til at kikke igennem dagens bunke med pressemeddelelser, som ligger i indbakken.
For at du skal gøre dig håb om, at din historie bliver bragt i medierne, så skal du gøre dig umage med at skrive en velformuleret pressemeddelelse. En veldrejet pressemeddelelse er stadig en af de bedste måder at skaffe markedsføring for dig og din virksomhed.
Det vigtige forarbejdet
Inden du går i gang med at skrive pressemeddelelsen, er det vigtig, at du laver et grundigt researcharbejde, hvor du formulerer det budskab, du ønsker at formidle, i en sætning. Dette er med til at skærpe vinklen, og giver dig et bedre overblik over, hvordan du skal prioritere i pressemeddelelsen. Tænk også gerne over, hvilken en reaktion du ønsker at modtager skal sidde tilbage med, efter at have læst budskabet. For at kunne gøre dette, så skal du definere hvem målgruppen og mediet er. Du skal også definere, hvilken reaktion du ønsker at opnå med det budskab, som du har formuleret.
Det er altid en fordel at tænke over de fire nyhedskriterier, væsentlighed, aktualitet, konflikt og sensation, inden du udarbejder pressemeddelelsen. Jo flere af kriterierne, du kan få med i pressemeddelelsen, jo større opmærksomhed vil det vække hos journalisten.
Skriv pressemeddelelsen som en nyhedsartikel
Mange journalister bruger pressemeddelelsen som den er, og derfor er det vigtig at du gør journalistens arbejde så nemt som mulig. En nyhedsartikel er bygget op sådan, at den starter med det vigtigste, gerne selve konklusionen i dit budskab. Både journalister og læsere har travlt, ofte bliver kun overskrifterne skimmet, inden man er videre til den næste historie, det er derfor afgørende, at du fanger læserens opmærksomhed ved første øjekast. Sørg for, at budskabet kommer tydelig frem allerede i første afsnit i pressemeddelelsen. En god måde at disponere stoffet på, er at starte med en kort og fængende overskrift efterfulgt af en underrubrik, som på 2-4 linjer fortæller selve essensen i historien. Efter dette kan du komme ind på nærmere detaljer i brødteksten. Brødteksten må gerne deles op i små afsnit med overskrifter. Det er vigtigt, at du tænker på, at pressemeddelelsen skal være så overskuelig som mulig. Hvis du har rene fakta oplysninger med, så lav gerne faktabokse, da dette er en overskuelig måde at gøre det på.
En god pressemeddelelse skal ikke fylde mere end en side, det betyder at du skal gøre dig umage med at være så præcis som mulig, samtidig med at du giver læseren lyst til at læse det hele.
Skriv med fokus på sproget
Det er vigtigt, at du tænker på målgruppen, altså læseren, når du skriver. Brug gerne tid på at finde en fængende overskrift, da det allerede er i overskriften, at du skal fange læserens opmærksomhed. En travl journalist kan finde på at vælge til og fra, i bunken af pressemeddelelser, ved at kigge på overskriften. Hvis du skriver en pressemeddelelse med fagligt indhold, så er det vigtigt, at du oversætter fagterminologien til en sprog, som alle kan forstå.
Du skal selvfølgelig altid læse korrektur på en pressemeddelelse. Det er også en mulighed at aftale med journalisten, at denne læser korrektur, men du sparer journalisten for ekstra arbejde, hvis du sørger for at levere en tekst uden grammatiske fejl. Hvis journalisten bruger pressemeddelelsen som den er, så er det vigtig at du som afsender fremstår som troværdig og professionel. En journalist kan også sortere din pressemeddelelse fra, hvis sproget fremstår som værende tilfældig og med skrivefejl. Det er selvfølgelig også vigtigt, at du skriver på vegne af nogen f.eks. en virksomhed, og dermed skriver i 3. person.
Skab gode relationer til medierne
Inden du sender din pressemeddelelse ud til de forskellige medier, så er det vigtigt, at du er klar over hvilken profil de forskellige medier har. Du har større chance for at blive bragt i et nyhedsmedie, hvis din historie eller dit budskab passer ind i mediets profil. Hvis du, eller din virksomhed, ofte skriver pressemeddelelser, så kan det være en ide at opbygge en relation til journalister på bestemte medier. Hvis du formår at få en god relation til en journalist, så kan det være nemmere at kontakte vedkommende i forhold til fremtidige pressemeddelelser.
Et samarbejde med en journalist kan blive en gunstig situation for begge parter, da du kan opbygge en relation til mediet, som bringer din historie, mens journalisten får relevante historier serveret på et sølvfad. Når du kontakter journalisten så husk, at du skal præsentere historien på en appetitvækkende måde. Du skal kunne vinkle historien sådan, at modtageren kan se, hvorfor lige præcis din historie, er interessant for det pågældende medie.
Sådan skriver du en vellykket pressemeddelelse
De fleste pressemeddelelser sendes via e-mail, husk derfor at præsentere en fængende overskrift allerede i emnefeltet. Emnefeltet er nemlig journalistens første møde med teksten, og derfor også der hvor opmærksomheden indfanges. En pressemeddelelse bygges op på følgende måde:
- En fængende overskrift, som fungerer som historiens blikfang.
- Underrubrik, hvor essensen af historien beskrives på 2- 4 linjer.
- Indledning, konkrete oplysninger om hvem, hvad, hvor, hvornår og hvorfor.
- Brødtekst, med uddybende oplysninger. Krydres med citater fra pålidelige kilder.
- Afrunding, kort præsentation af virksomheden.
- Kontaktoplysninger, både på afsender og de citerede kilder.
Mange journalister foretrækker at få teksten placeret direkte i e-mailen. Hvis du placerer teksten i mailen, så er journalisten fri for at skulle klikke sig videre i flere dokumenter. Det er altid en god ide, at du sender billeder med pressemeddelelsen. Det skal helst være professionelle billeder, selvfølgelig relevant i forhold til det budskab, du ønsker at formidle. Du må meget gerne sende flere billeder med, så mediet har nogle at vælge mellem. Alle billeder skal sendes i høj opløsning, og i det korrekte format.
Brug dine erfaringer fremadrettet
Positiv presseomtale er genial markedsføring, noget som selvfølgelig også er grunden til at pressemeddelelser er så meget brugt. Det kan derfor godt betale sig at bruge tid på pressemeddelelser. Det er en god ide, at du holder øje med hvilke medier og journalister, som virker velvillige til at publicere dine historier. Det kan være en god ide at lave sin egen private oversigt over, hvordan det går med dine pressemeddelelser for at kunne lykkes i fremtiden.
Hvis et medie bringer din historie, så er det ligeledes en god ide at du følger op med en ny pressemeddelelse. Hvis du har afholdt et arrangement, så kan det være en god ide at du følger op med en historie om hvordan det gik med arrangementet. Det kan også være dit firma har lanceret et nyt produkt, hvor du kan fortælle om kundernes modtagelse af det nye produkt.
